Răspândirea accentuată a pandemiei COVID-19 în Europa, implicit în România, și măsurile din ce în ce mai stricte luate de autorități pentru a preveni efectele nocive asupra cetățenilor și economiei ridică numeroase întrebări privind acțiunile care ar trebui luate de societăți pentru a asigura respectarea obligațiilor legale și mai ales persoanele responsabile cu luarea acestor măsuri.
Foarte multe societăți din România au adoptat deja în mod voluntar o poziție preventivă față de amenințarea COVID-19, fie că este vorba despre întreruperea completă, pe o perioadă nedeterminată de timp, a activității, modificarea modalității de desfășurare a activității (e.g. exclusiv online) sau continuarea activității cu luarea unor măsuri de precauție sporite în vederea diminuării riscurilor.
Într-un mediu în care cadrul legislativ se modifică în fiecare zi, cu formulări uneori neclare, explicabile prin prisma vitezei cu care sunt adoptate, dar pe zone extrem de importante și vulnerabile pentru mediul de business, precum protecția socială, interzicerea unor activități sau continuarea lor în forma modificată semnificativ, dispunerea unor masuri cu impact asupra partenerilor de afaceri - mai ales dacă societatea se află într-un lanț de furnizor-distribuitor -, managementul este chemat să ia hotărâri rapide și de mare impact. În toate ipotezele menționate mai sus, societatea se comportă în funcție de și în baza deciziilor luate de către management, aspect care comportă riscuri ridicate pentru acesta din urmă prin prisma răspunderii.
Este esențial ca managementul societății - administratorii/directorii/membrii directoratului - să aibă o înțelegere clară asupra responsabilităților și obligațiilor care îi incumbă.
Managementul trebuie să se asigure că societatea respectă prevederile legale în vigoare, inclusiv cele adoptate în regim de urgență în contextul COVID-19
Managementul unei societăți trebuie să se asigure că societatea respectă toate obligațiile prevăzute de lege și aduce la îndeplinire măsurile impuse de către autorități prin întreprinderea unor acțiuni adecvate și eficiente în acest sens. Mai mult decât atât, prin prisma obligațiilor sale de diligență și de protejare a intereselor societății, prin raportare la situația concretă, managementul are obligația să evalueze dacă este necesar să urmeze recomandările autorităților și, după caz, să ia măsurile necesare pentru a le implementa.
Lipsa adoptării unor măsuri sau implementarea lor în mod neadecvat poate atrage atât răspunderea societății, cât și răspunderea personală a membrilor managementului pentru prejudiciile aduse. În măsura în care managementul nu respectă obligațiile sau măsurile impuse de lege sau de către autoritățile statului, acesta riscă, în anumite circumstanțe, să i se atragă inclusiv răspunderea penală.
Un astfel de exemplu este acela când managementul decide continuarea unor activități economice interzise prin legi speciale, cum este cazul recentei ordonanțe militare privind unele măsuri de urgență care privesc aglomerările de persoane și circulația transfrontalieră a unor bunuri în care între momentul intrării în vigoare și decizia de a continua anumite tipuri de activități economice au fost doar câteva ore disponibile pentru organele de conducere pentru a decide dacă își continuă, restrânge, modifică sau încetează activitatea.
Important de subliniat este faptul că, în virtutea obligației de supervizare a activității societății și a persoanelor cărora managementul le deleagă diverse atribuții, răspunderea managementului pentru eventualele prejudicii produse nu va fi de plano exclusă prin simpla delegare de atribuții și numire a unor persoane sau echipe pentru îndeplinirea anumitor sarcini.
Astfel, o poziționare precaută și informată, dublată de adoptarea de către management a unor măsuri concrete și apte să asigure rezultate și alocarea unor persoane sau echipe pentru implementarea acestora ar putea avea o pondere importantă într-o eventuală acțiune în atragerea răspunderii.
Măsuri concrete pe care le-ar putea lua managementul
Având în vedere volatilitatea care caracterizează situația COVID-19, atât la nivel local, cât și european sau global, devine vitală informarea și monitorizarea constantă a evoluției pandemiei și a măsurilor impuse de autorități, precum și a indicațiilor oferite de acestea. Verificarea canalelor informative oficiale ar trebui făcută în mod regulat, de câte ori situația o impune, iar comunicarea rapidă și eficientă cu personalul cheie cu atribuții în acest sens reprezintă o necesitate indispensabilă.
Astfel, o primă măsură pe care managementul ar trebui să o ia este să se informeze periodic, într-o manieră proactivă și din surse oficiale/verificate, cu privire la orice modificări legislative, măsuri luate sau instrucțiuni transmise de autorități pentru a se asigura că întreprinde toate acțiunile necesare și că politicile interne ale societății sunt la zi și reflectă în totalitate obligațiile aplicabile.
În continuare, managementul ar trebui să revizuiască regulamentele/planurile/politicile curente (sau să le întocmească, în cazul în care acestea lipsesc) prin prisma noilor evenimente și să le actualizeze astfel încât să transpună necesitățile sociale curente, asigurând totodată siguranța angajaților și colaboratorilor și îndeplinirea nevoilor urgente la nivel de societate.
Măsurile luate ar trebuie să acopere, în linii mari, pregătirea și prevenirea, gestionarea efectelor deja produse și diminuarea efectelor COVID-19 și ar putea consta în:
- identificarea surselor oficiale de informare și consultarea acestora în mod regulat;
- desemnarea unor persoane sau echipe dedicate care să aibă ca responsabilități implementarea noilor reguli, monitorizarea fluxului legislativ și comunicarea constantă cu autoritățile, actualizarea politicilor ori de câte ori este necesar și asigurarea pe cât posibil a respectării acestora;
- stabilirea unui protocol de acțiune în cazul în care managementul, persoanele având funcții cheie în societate sau o mare parte a personalului ar fi în indisponibilitate să își îndeplinească sarcinile;
- asigurarea unor canale eficiente de comunicare în interiorul organizației, dar și în exterior pentru gestionarea optimă a impactului asupra activității operaționale;
- organizarea forței de muncă într-o manieră eficientă raportat la volumul de muncă efectiv și la obligațiile concrete ale societății, în lumina angajamentelor contractuale cu clienții, aflate în derulare;
- desemnarea unei echipe care să gestioneze perturbările IT sau potențialele amenințări de tip malware;
- stabilirea unui protocol de acțiune în cazul în care unul dintre angajați sau colaboratori ar fi suspect sau depistat pozitiv COVID-19 sau ar avea obligația de autoizolare sau de a intra în carantină;
- consultarea cu profesioniști în materie (consultanți fiscali, de risc, avocați) cu privire la aspecte specifice care nu pot fi gestionate intern sau în legătură cu care este necesară consultarea unui specialist pentru a se asigura că abordarea este adecvată;
- asigurarea unui mediu de lucru igienic și curat prin furnizarea tuturor produselor necesare și dezinfecția regulată.
Managementul societății va trebui să se asigure că aceste politici sau regulamente interne nu contravin prevederilor legale și nu restricționează drepturile individuale, cu excepția cazului în care acest lucru ar fi expres autorizat de autoritățile relevante, în situații limitate. Spre exemplu, atenție sporită ar trebui să fie acordată în continuare respectării prevederilor în materia protecției datelor cu caracter personal, protecției consumatorului sau a celor din domeniul concurenței.
Managementul trebuie să acționeze în interesul societății
Nu în ultimul rând, managementul societății are obligația de a acționa cu diligență și loialitate. Asta înseamnă că managementul va trebui să depună toate eforturile rezonabile pentru a se asigura că activitatea este continuată într-o manieră care să nu expună societatea unor riscuri, respectiv pierderi care nu sunt rezonabile, iar în cazul în care pierderile nu pot fi evitate, că se iau măsurile de atenuare necesare și potrivite contextului. Bineînțeles, testul rezonabilității și al necesității va fi puternic influențat de evoluția COVID-19 și reacțiile autorităților și a celorlalte părți implicate (angajați și parteneri contractuali) la aceasta.
De asemenea, în contextul în care epidemia COVID-19 afectează businessurile într-un mod semnificativ (suspendare/diminuare/încetare a activității), comunicarea eficientă și rapidă este esențială și în relația cu acționariatul societății pe care managementul trebuie, pe de o parte, să îl informeze regulat și cu transparență, de câte ori este necesar, cu privire la orice aspecte de interes sau modificări ale situației de fapt, iar, pe de altă parte, să îl consulte pentru a agrea direcțiile de acțiune și, în cazul companiilor multinaționale, pentru a acționa congruent cu grupul.
Prin urmare, managementul societății, în calitate de gestionar al patrimoniului, trebuie să se asigure că acționează într-un mod responsabil și cu profesionalism în interesul societății, pentru a diminua pe cât posibil efectele negative ale COVID-19 asupra societății. În plus, în situația în care anumite acțiuni ar fi necesare (e.g. notificări contractuale, declararea forței majore - link articol -, acțiuni ca urmare a unei potențiale stări de insolvență a partenerilor contractuali, obligații decurgând din legislația privind protecția datelor cu caracter personal), managementul trebuie să asigure în continuare îndeplinirea acestora.
În lumina celor de mai sus, este esențial de reținut că rolul managementului la nivelul societății, în contextul pandemiei COVID-19, trebuie vizualizat dintr-o perspectivă nouă, ținând cont și de obligațiile aplicabile și măsurile necesar a fi luate pentru gestionarea eficientă a situației. Astfel, managementul nu se va putea prevala de lipsa de cunoștințe sau de experiență pentru a se disculpa, având la îndemână, în anumite situații, posibilitatea invocării regulii deciziei de afaceri, care va fi oricum analizată prin oglinda contextului aplicabil.
Un material semnat de Georgiana Singurel, Partener, Diana Fejer, Senior Managing Associate, și Cristiana Baltag, Senior Associate, Reff & Asociații, societatea de avocați membră a rețelei globale Deloitte Legal
